Порядок и условия оформления служебных командировок за границу

При получении годового Плана международного научно-технического сотрудничества (МНТС) учреждения Росгидромета определяют кандидатов для выезда в заграничные командировки. Если на момент приглашения специалиста мероприятие не стоит в Плане МНТС, то по решению Росгидромета оно может быть включено в Дополнение к Плану МНТС на текущий год.
Финансирование заграничных командировок осуществляется:

• за счет Организации и/или Росгидромета;
• за счет приглашающей стороны;
• на средства грантов.

Для оформления заграничной командировки необходимо:

1. Получить от принимающей стороны письменное приглашение для участия в мероприятии (в виде официального письма или по электронной почте) с указанием количества специалистов - приглашенных, сроками и местом проведения мероприятия, а также порядком финансирования участия (транспортные расходы, пребывание, суточные расходы и пр., за чей счет они будут производиться).
2. Подготовить докладную записку на имя директора Организации и передать ее в кадровую службу для подготовки приказа о направлении в командировку.
3. Составить техническое задание, в котором должно быть указано:

• фамилия, имя, отчество работника;
• должность и место работы;
• страна командирования;
• название мероприятия;
• цель поездки, как она сформулирована в Плане МНТС;
• формулировка наиболее важных вопросов, которые планируется доложить или обсудить на мероприятии;
• конкретные задачи каждому члену делегации для достижения целей поездки, изучению зарубежного научно-технического опыта, получению научно-технической информации;
• перечень документов, которые должны быть оформлены по итогам мероприятия.

4. Составить обоснование необходимости участия работника в мероприятии за рубежом (название и краткий перечень задач мероприятия, его значимость для деятельности Организации, степень компетентности командируемого в тематике мероприятия, аргументация, свидетельствующая о необходимости участия данного специалиста в мероприятии).
5. Передать техническое задание и обоснование (в электронном виде) в отдел международных научных программ  и Всемирной службы погоды (МНП и ВСП) для утверждения директором Организации и последующего согласования и окончательного утверждения в Росгидромете.
6. Ознакомиться с приказом о командировании в кадровой службе Организации.
7. До отъезда в командировку в бухгалтерии Организации заполнить заявление на перечисление аванса под отчет.
8. По возвращении из командировки представить в бухгалтерию Организации в течение трех рабочих дней следующие документы с приложением их списка:

• копия загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
• счет за проживание с указанием количества суток проживания и категории номера, а также  выписку из лицевого счета, если оплата производилась кредитной картой;
• проездные документы (билеты, посадочные талоны, кассовый чек, приходный кассовый ордер, а также  выписку из лицевого счета, если оплата производилась банковской картой).

9. Все документы, в том числе о безналичных платежах банковской картой, должны быть на имя командируемого.
10. Все транспортные и финансовые документы, если они получены за границей,  должны быть переведены командируемым на русский язык и правильность перевода должна быть заверена заведующим отделом МНП и ВСП Организации.
 11. Не позднее 20 дней после возвращения из командировки представить в отдел МНП и ВСП Организации отчет о мероприятии для утверждения в Росгидромете.